Obligaciones de los empleadores

OBLIGACIONES PERIÓDICAS DE LOS EMPLEADORES

a) aportes

1. Cajas de compensación familiarLos empleadores que ocupen uno o más trabajadores permanentes deben pagar dentro de los diez primeros días de cada mes una suma equivalente al 9% del monto de sus respectivas nóminas a la caja de compensación familiar a la cual se hayan afiliado. El 4% de este aporte se destina por tales entidades al pago del subsidio familiar (§ 6456). Un 3% se destina al ICBF y el 2% restante al SENA. Esta obligación en el sector primario debe cancelarse al Banco Agrario dentro de los primeros 20 días de cada mes (§ 6540 y ss.). El pago oportuno de estos aportes es requisito indispensable para que las sumas canceladas y los pagos por concepto de salarios sean tenidas en cuenta para efectos tributarios como deducciones.

2. SENA
Del 9% que el empleador entrega a la caja de compensación familiar, el 2% se gira al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, dentro de los veinte primeros días del mes siguiente a aquél en que se hubiera recibido el aporte (§ 6456). El incumplimiento de esta obligación tiene repercusiones en el terreno fiscal, por cuanto las empresas que no presentan el paz y salvo del SENA no pueden deducir de su renta las sumas pagadas por concepto de aportes (§ 7629).

3. Industria de la construcción
Los empleadores de la industria de la construcción deben aportar el subsidio familiar y SENA conforme al régimen previsto en la Ley 21 de 1982. En consecuencia, los aportes deben hacerse a través de las cajas de compensación y su monto equivale al 9% de la nómina mensual de salarios (§ 1420, 318, 6400 y ss.). Estos mismos empleadores, por haber sido exonerados de la obligación de contratar aprendices, deberán contribuir mensualmente al Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la Construcción, creado por el artículo 6º del Decreto 2375 de 1974 con una suma igual a una vez el salario mínimo por cada 40 trabajadores a su servicio (§ 1420, 3184, 6400 y ss.)

4. ICBF Retención sobre ingresos de asalariados. Todos los empleadores, sin importar su capital, deberán pagar una suma equivalente al 3% de su nómina mensual al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Este porcentaje se calculará sobre lo pagado por concepto de salarios conforme al artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo, bien sea que el pago se efectúe en dinero o en especie. Deben incluirse los salarios pagados en moneda extranjera. Las sumas correspondientes deberán pagarse por mensualidades vencidas dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente a aquél en que se causa la obligación, por conducto de las cajas de compensación familiar (§ 2554, 2561, 2571, 6456).

5. Seguridad social Todo empleador se encuentra obligado a afiliar a sus trabajadores al sistema de seguridad social integral y aportar proporcionalmente para la financiación de los riesgos con que el sistema ampara a la población afiliada. El incumplimiento de esta obligación impide a los trabajadores hacer uso de los servicios que presta el sistema y el empleador queda entonces obligado a cubrir los riesgos.

b) Retención sobre ingresos de asalariados
Todo empleador se encuentra obligado a deducir y retener para luego consignar en la Administración de Impuestos o en los bancos autorizados, una suma de lo pagado a sus trabajadores para cancelar anticipadamente el impuesto de renta y complementarios. Este mecanismo conocido como retención en la fuente permite a las personas no obligadas a declarar renta, cancelar en su totalidad los impuestos a su cargo. Si el empleador no efectúa la retención al trabajador, es responsable solidario de la suma que ha debido retener. La retención en la fuente debe efectuarse por el empleador o agente retenedor al momento del pago. En consecuencia, el retenedor no puede en forma discrecional determinar el momento en el cual aplica la retención. El empleador responsable de la retención, está obligado a presentar mensualmente en los bancos autorizados una declaración de las retenciones en la fuente que debió efectuar durante el respectivo mes. Véase en el § 7715, la tabla de retención en la fuente para asalariados.

c) Certificado de ingresos y retenciones
Los empleadores deben entregar cada año a sus trabajadores una relación detallada de los pagos hechos por todos los conceptos laborales, el monto de las cotizaciones a la seguridad social y el valor retenido en la fuente. Este documento sustituyó la declaración de renta en el caso de los asalariados no obligados a declarar (§ 7711). El certificado de ingresos y retenciones debe ser conservado cuando menos durante 5 años desde la fecha de expedición.Las personas jurídicas podrán entregar estos certificados en forma continua impresa por computador, sin necesidad de firma autógrafa.

d) Informes sobre accidentes de trabajo El empleador debe dar aviso de cualquier accidente de trabajo, a las ARP dentro de las 24 horas siguientes; al juez del trabajo, dentro de los 8 días siguientes al accidente; y al Ministerio de Trabajo, cada tres meses, de los accidentes ocurridos dentro del respectivo trimestre (§ 2410, 2418).
e) Anticipo e inversión de las cesantías Los empleadores deberán informar anualmente, en el mes de enero, al Ministerio de Trabajo sobre el valor de los anticipos de cesantía entregados a cada trabajador en el año inmediatamente anterior.Para demostrar la correcta inversión de anticipos de cesantías o préstamos sobre estas se deberá, en un plazo no mayor de seis meses contados a partir de la fecha de la resolución de autorización, presentar al funcionario que haya conocido el asunto una relación según el modelo. Informe general anual Toda empresa o empleador deberá presentar anualmente, por duplicado, un informe al inspector del trabajo de su domicilio, o al alcalde donde no hubiere inspector, que contenga los datos generales sobre la empresa y sus trabajadores. El informe deberá presentarse a más tardar el 31 de marzo del año siguiente a aquél a que se refieren los datos (§ 4232).e) Muerte del trabajadorVéase en el § 2606 el cuadro resumen de obligaciones patronales y prestaciones sociales en caso de muerte del trabajador.La muerte del trabajador origina a cargo del empleador las siguientes obligaciones:1. Comunicación de tal hecho a la EPS, o a la ARP y a la respectiva caja de compensación familiar.2. Pago de gastos de entierro (§ 2601).
3. Seguro de vida (§ 3091).4. Cancelación de los salarios adeudados y de las prestaciones sociales causadas a los herederos (§ 2345, 2751).f) Registrosa) Trabajadores con contrato verbal. Todos los empleadores que contraten cinco o más trabajadores, mediante contrato verbal deben llevar un registro de ingreso de trabajadores firmado por las partes donde consignaran la naturaleza del trabajo y el sitio donde ha de realizarse, la cuantía y forma de remuneración. Las modificaciones que sufran los contratos deben llevarse por separado y se entregarán en una copia a los trabajadores (§ 0867, 0876);b) Registro de vacaciones. Todos los empleadores deben llevar un registro especial de vacaciones en la forma como lo ordena el D. 13/67 (§ 2180);c) Trabajo extra. Todo empleador debe llevar un libro de registro del trabajo suplementario y en dicho libro se indicará el nombre completo del trabajador, al cual se ha autorizado para la prestación de servicio extra, el número de horas autorizadas y la indicación de si son diurnas o nocturnas y el salario base de liquidación del trabajo suplementario. Al trabajador se le entregará un duplicado del registro de autorización firmado por el empleador o su representante (§ 1983), yd) Trabajo a domicilio. Todos los empleadores que utilicen la modalidad de contratar trabajadores a domicilio, deben llevar un libro de registro en el que conste: a) Nombre y apellidos de los trabajadores y domicilio donde ejecutan el trabajo; b) Cantidad y características del trabajo que se contrata cada vez; c) Forma y monto de la retribución o salario, y d) Motivos o causas de la reducción o suspensión del trabajo.No se incluyen en este concepto los trabajadores del servicio doméstico (§ 1465).